Trợ lý Hộp tổ hợp / Hộp liệt kê

Nếu bạn chèn một hộp tổ hợp hay hộp liệt kê vào tài liệu, trợ lý tự động khởi chạy. Trợ lý này cho phép bạn xác định tương tác thông tin nào được hiển thị.

Trợ lý cho hộp tổ hợp và hộp liệt kê khác biệt chỉ trong bước cuối cùng, do bản chất của trường điều khiển:

Hộp liệt kê

Trong trường hợp của hộp liệt kê, người dùng chọn một mục trong danh sách các mục nhập. Những mục này được lưu vào bảng cơ sở dữ liệu, không thể chỉnh sửa chúng thông qua hộp liệt kê.

Nói chung, bảng cơ sở dữ liệu chứa các mục nhập danh sách hiện rõ trong biểu mẫu không phải là bảng vào đó biểu mẫu dựa. Trong biểu mẫu, hộp liệt kê dùng tham chiếu, tức là tham chiếu đến mục nhập danh sách hiện rõ có nằm trong bảng biểu mẫu (bảng giá trị), cũng được nhập như vậy vào bảng giá trị nếu người dùng chọn một mục trong danh sách rồi lưu nó. Thông qua giá trị tham chiếu, hộp liệt kê có thể hiển thị dữ liệu từ một bảng được liên kết đến bảng biểu mẫu hiện thời. Vì vậy Trợ lý hộp liệt kê cho phép liên kết hai bảng khác nhau của cơ sở dữ liệu, để mà trường điều khiển có thể hiển thị danh sách chi tiết đại diện một trường cơ sở dữ liệu nằm trong bảng khác với bảng đến đó biểu mẫu tham chiếu.

Trong các bảng khác, trường đã yêu cầu được tìm kiếm bằng cách dùng tên trường (ControlSource) thì các trường được điền đầy cho phù hợp. Không tìm thấy thì danh sách còn lại rỗng. Khi trường danh sách chứa cột đã liên kết, cột đầu của bảng khác sẽ được dùng, không hiển thị truy vấn trước tiên.

Nếu một bảng mục chứa, chẳng hạn, số hiệu của nhà cung cấp, hộp liệt kê có thể hiển thị liên kết « Số hiệu nhà cung cấp » để hiển thị tên của nhà cung cấp từ bảng nhà cung cấp. Trên trang Liên kết trường, trợ lý sẽ yêu cầu bạn thiết lập liên kết này.

Hộp tổ hợp

Trong trường hợp của hộp tổ hợp, người dùng có thể chọn một mục trong danh sách các mục, hoặc tự gõ văn bản. Các mục nhập, mà được cung cấp dạng danh sách trong đó người dùng có thể chọn, có thể bắt nguồn từ bất cứ bảng cơ sở dữ liệu nào. Các mục nhập được người dùng chọn hay gõ để lưu vẫn còn có thể được lưu chỉ vào biểu mẫu, hoặc vào cơ sở dữ liệu. Lưu vào cơ sở dữ liệu thì chúng được ghi vào bảng cơ sở dữ liệu vào đó biểu mẫu dựa.

Hộp tổ hợp có thể hiển thị dữ liệu của bất cứ bảng nào. Không cần thiết liên kết trực tiếp giữa bảng của biểu mẫu hiện thời và bảng chứa các giá trị cần hiển thị trong hộp tổ hợp (bảng liệt kê). Hộp tổ hợp không hoạt động được với tham chiếu. Nếu người dùng gõ giá trị rồi lưu nó, giá trị thật hiển thị sẽ được nhập vào bảng của biểu mẫu. Vì không có liên kết giữa bảng biểu mẫu và bảng liệt kê, bảng Liên kết trường không xuất hiện ở đây.

Trong trường hợp của hộp liệt kê, bạn chọn mục trong danh sách, sau đó mục được lưu vào bảng liệt kê. Trong trường hợp của hộp tổ hợp, bạn có thể thêm văn bản bổ trợ mà có thể được ghi vào bảng cơ sở dữ liệu hiện thời của biểu mẫu (bảng giá trị) và được cất giữ trong đó theo yêu cầu. Đối với chức năng này, Trợ lý Hộp tổ hợp hiển thị trang cuối cùng Xử lý dữ liệu, còn trang này không tồn tại đối với hộp liệt kê. Ở đây, bạn có thể xác định nếu văn bản được nhập nên được lưu vào bảng giá trị, và nếu có, ở đâu.