Använda villkorlig formatering

Using the menu command Format - Conditional - Condition, the dialog allows you to define conditions per cell, which must be met in order for the selected cells to have a particular format.

Med villkorlig formatering kan du t.ex. markera summor som överstiger medelvärdet för alla summor. Om summorna ändras, ändras även formateringen utan att du behöver ange en annan formatmall manuellt.

Så här definierar du villkoren

1. Markera de celler som skall få en villkorlig formatmall.

2. Choose Format - Conditional - Condition.

3. Ange villkor i dialogrutan. En detaljerad beskrivning av dialogrutan finns i Collabora Office-hjälpen, och nedan finns ett exempel:

Exempel på villkorlig formatering: Markera summor över/under medelvärdet

Steg 1: Generera talvärden

Du vill kanske speciellt framhäva vissa värden i dina tabeller. I en tabell med omsättningar kan du t.ex. lägga en grön bakgrund för alla värden som ligger över genomsnittet och en röd bakgrund för alla värden som ligger under. Detta kan du åstadkomma med den villkorliga formateringen.

1. First of all, create a table in which a few different values occur. For your test you can create tables with any random numbers:

   Ange formeln =SLUMP() i en cell. Du får då ett slumptal mellan 0 och 1. Om du vill ha heltal mellan 0 och 50 skriver du formeln =HELTAL(SLUMP()*50).

2. Skapa en rad med slumpmässiga tal genom att kopiera formeln. Klicka i det nedre högra hörnet på den markerade cellen och dra till höger tills du har markerat cellområdet du ville markera.

3. Skapa fler rader med slumpmässiga tal genom att dra cellens hörn till det nedre högra hörnet i tabellen.

Steg 2: Definiera cellformatmallar

The next step is to apply a cell style to all values that represent above-average turnover, and one to those that are below the average. Ensure that the Styles window is visible before proceeding.

1. Klicka på en tom cell. Öppna snabbmenyn och välj Formatera celler.

2. In the Format Cells dialog on the Background tab, click the Color button and then select a background color. Click OK.

3. In the Styles deck of the Sidebar, click the New Style from Selection icon. Enter the name of the new style. For this example, name the style "Above".

4. Om du vill definiera en formatmall till klickar du i en tom cell igen och följer ovanstående beskrivning. Ge cellen en annan bakgrundsfärg och ge den ett namn (i det här exemplet "Nedanför").

Steg 3: Beräkna medelvärde

I det här exemplet beräknar vi medelvärdet av de slumpmässiga talen. Resultatet placeras i en cell:

1. Placera markören i en tom cell, till exempel J14, och välj Infoga - Funktion.

2. Select the AVERAGE function. Use the mouse to select all your random numbers. If you cannot see the entire range, because the Function Wizard is obscuring it, you can temporarily shrink the dialog using the Shrink icon.

3. Stäng Funktionsguiden genom att klicka på OK.

Steg 4: Använda cellformatmallar

Nu behöver du bara använda den villkorliga formateringen på din tabell.

1. Markera alla celler med slumptalen i tabellen.

2. Choose the Format - Conditional - Condition command to open the corresponding dialog.

3. Välj nu följande villkor: Om cellvärdet är mindre än J14, formatera då med "Under" och om cellvärdet är lika med eller större än J14, formatera då med "Över".

Steg 5: Kopiera cellformatmall

Du vill använda den villkorliga formateringen på fler celler i efterhand:

1. Klicka på en av cellerna som har villkorlig formatering.

2. Kopiera cellen till urklipp.

3. Markera cellerna som ska ha samma formatering.

4. Choose Edit - Paste Special - Paste Special. The Paste Special dialog appears.

5. In the Paste area, check only the Formats box. All other boxes must be unchecked. Click OK. Or you can click the Formats only button instead.