Kreator pola kombi/pola listy
W przypadku wstawienia do dokumentu pola kombi lub pola listy automatycznie uruchamiany jest kreator. Kreator umożliwia określenie w sposób interaktywny prezentowanych informacji.
Aby wyłączyć automatyczne uruchamianie kreatora, można użyć ikony Włącz/wyłącz kreatorów.
Kreatory pól kombi i list różnią się ostatnią czynnością wykonywaną przez użytkownika. Wynika to z natury tych pól formantów:
Pola list
W przypadku pola listy użytkownik wybiera jedną pozycję z listy. Pozycje te są zapisane w tabeli bazy danych i nie można ich zmodyfikować za pomocą pola listy.
Zazwyczaj tabela bazy danych zawierająca widoczne pozycje listy w formularzu nie jest tą samą tabelą, na której jest oparty formularz. Pola list w formularzu działają na zasadzie odwołań, tzn. odwołania do widocznych pozycji listy są umieszczone w tabeli formularza (tabela wartości), a także wprowadzane jako takie do tabeli wartości z chwilą wybrania przez użytkownika pozycji z listy i zapisania formularza. Przez wartości odwołań w polach list mogą być wyświetlane dane z tabeli powiązanej z bieżącą tabelą formularza. Dlatego za pomocą Kreatora pola listy można powiązać dwie tabele bazy danych w taki sposób, aby w polu formantu wyświetlana była szczegółowa lista z wartościami z pola danych znajdującego się w innej tabeli bazy niż ta, do której odwołuje się formularz.
W innych tabelach wymagane pole jest przeszukiwane przez podanie jego nazwy (ControlSource); na tej podstawie są wypełniane odpowiednie pola. W przypadku nieznalezienia nazwy pola lista pozostaje pusta. Kiedy pola listy zawierają powiązane kolumny, jest wykorzystywana pierwsza kolumna drugiej tabeli; kwerenda nie jest prezentowana.
Na przykład jeśli tabela artykułów zawiera numer dostawcy, w polu listy może znaleźć się łącze o nazwie "Numer dostawcy", które powoduje wyświetlenie odpowiedniej nazwy dostawcy z tabeli dostawców. Kreator pyta o wszystkie ustawienia wymagane do utworzenia takiego łącza na stronie Połączenia pól.
Pola kombi
W przypadku pola kombi użytkownik może wybrać jedną pozycję z listy lub wprowadzić tekst samodzielnie. Pozycje na liście pochodzą z dowolnej tabeli bazy danych. Pozycje wybierane lub wprowadzane przez użytkownika w celu zapisania mogą zostać zapisane tylko w formularzu lub w bazie danych. W przypadku zapisu w bazie danych są one umieszczane w tej tabeli bazy, na której jest oparty formularz.
W polach kombi mogą być wyświetlane dane z dowolnej tabeli. Nie jest wymagane bezpośrednie powiązanie między bieżącą tabelą formularza a tabelą, której wartości mają być wyświetlane w polu kombi (tabeli listy). Pola kombi nie obsługują odwołań. W przypadku wprowadzenia lub wybrania, a następnie zapisania wartości przez użytkownika, w tabeli formularza jest wprowadzana faktycznie widoczna wartość. Ponieważ nie ma powiązania między tabelą formularza a tabelą listy, nie występuje tutaj tabela Połączenie pól.
W przypadku pola listy użytkownik wybiera pozycje z listy i są one zapisywane w tabeli listy. W przypadku pola kombi można wprowadzić dodatkowy tekst. Zostaje on umieszczony w bieżącej tabeli bazy danych formularza (tabela wartości) i może tam być przechowywany. Działanie tej funkcji jest definiowane na ostatniej stronie Kreatora pola kombi noszącej nazwę Przetwarzanie danych. W kreatorze pola listy nie ma takiej strony. W tym miejscu można określić, czy i gdzie w wartościach tabeli ma zostać zapisany wprowadzony tekst.