Bestanden openen en opslaan op externe servers

Gebruikersgids externe bestandsservice

Collabora Office kan bestanden openen en opslaan op externe servers. Door bestanden op externe servers te plaatsen kunt u met de documenten werken op verschillende computers. U kunt bijvoorbeeld een dag aan een document werken op kantoor en het thuis verder bewerken. Bestanden opslaan op externe servers voorkomen ook verlies van documenten bij kwijt raken van een computer of storing aan harde schijven. Sommige servers kunnen bestanden ook inchecken en uitchecken, waardoor het gebruik ervan en de toegang beheerd wordt.

Collabora Office ondersteunt veel documentservers die bekende netwerkprotocollen gebruiken, zoals FTP, WebDAV, Windows Share en SSH. Het ondersteunt ook populaire diensten als Google Drive en commerciële open bronservers die de OASIS CMIS-standaard implementeren.

Om te werken met een externe bestandsservice moet u eerst een externe bestandsverbinding instellen.

Een bestand openen in een externe bestandsservice

Doe één van het volgende:

Kies Bestand - Externe verbinding openen in een Collabora Office module
Klik op de knop Externe bestanden in het Startcentrum

Het dialoogvenster Externe bestanden verschijnt

Selecteer het bestand en klik op Openen of druk op Enter.

Het dialoogvenster Externe bestanden dat vervolgens verschijnt heeft veel onderdelen. Het bovenste vak bevat een lijst met externe servers, die u eerder gedefinieerd hebt. De regel daaronder toont het pad dat toegang geeft tot de map. Aan de linkerkant staat de mapstructuur van de gebruikersruimte op de server. Het hoofdvenster toont de bestanden in de externe map.

Uitchecken en inchecken van bestanden

Uitchecken en inchecken van updates van beheersservices om ongewenst overschrijven van documenten in een CMIS externe service te voorkomen.

Bij het uitchecken van een document, wordt het vergrendeld, zodat voorkomen wordt dat andere gebruikers er wijzigingen in aanbrengen. Slechts één gebruiker kan op een bepaald moment een bepaald document uitchecken (vergrendeld). Inchecken van een document of annuleren van het uitchecken, ontgrendelt het document.

In Windows Shares, WebDAV, FTP en SSH services worden geen inchecken/uitchecken controles uitgevoerd op de externe bestanden.

Als een bestand geopend wordt van een CMIS externe bestandsservice, toont Collabora Office een knop Uitchecken boven in het berichtengebied. Klik op de knop Uitchecken om het bestand op de server te vergrendelen om bewerking door een andere gebruiker te voorkomen. U kunt ook kiezen Bestand - Uitchecken.

Collabora Office maakt een werkkopie van het bestand op de server (en voegt de tekenreeks (Werkkopie) aan de bestandsnaam) als een bestand wordt uitgecheckt. Elke wijziging of opslag wordt in de werkkopie gedaan. U kunt uw bestand zo vaak opslaan als u wilt. Wanneer u uw wijzigingen hebt afgerond, check het bestand dan in.

Kies Bestand - Inchecken. Een dialoogvenster opent om opmerkingen over de laatste editie in te voegen. Deze opmerkingen worden opgenomen op de CMIS-server voor versiecontrole. De werkkopie vervangt het bestaande bestand en het versienummer ervan wordt bijgewerkt.

Kies, om het uitchecken te annuleren, Bestand - Uitchecken annuleren. Een waarschuwing geeft aan dat de laatste editie zal worden weggegooid. Als u dat bevestigd, wordt er geen versie-update gedaan.

Vergeet niet om het bestand in te checken wanneer u klaar bent met het gebruik ervan. Als u dat niet doet, wordt het bestand vergrendeld en wordt een andere gebruiker niet toegestaan om het te wijzigen.

Een bestand opslaan in een externe bestandsserver

Doe één van het volgende:

Als het bestand vanuit een CMIS-server is geopend, kies dan Bestand - Opslaan, klik op de knop Opslaan of klik op Ctrl + S.
Als het bestand niet opgeslagen is op een CMIS-server, kies dan Bestand - Extern opslaan of klik lang op het pictogram Opslaan en selecteer Extern bestand opslaan

Het dialoogvenster Externe bestanden verschijnt. Selecteer de externe server.

Selecteer, in het vak Filter de gewenste opmaak.
Voer een naam in het vak Bestandsnaam in en klik op Opslaan.
Als u het werken aan het bestand wilt beëindigen, check het bestand dan in. Ga naar Bestand - Inchecken.

Eigenschappen van bestanden opgeslagen op CMIS-servers

Bestanden opgeslagen op een CMIS-server hebben geen eigenschappen en meta-gegevens beschikbaar in een lokale opslag. Deze meta-gegevens zijn belangrijk voor het controleren en debuggen van de CMIS-verbinding en de implementatie van de server. Alle weergegeven parameters zijn alleen-lezen.

Kies Bestand - Eigenschappen, tabblad CMIS.

Een externe bestandsservice instellen