Creazione guidata casella combinata/casella di riepilogo

Se si inserisce una casella combinata o una casella di riepilogo in un documento, si avvia automaticamente una procedura guidata che permette di specificare in modo interattivo le informazioni da visualizzare.

Le procedure guidate per caselle combinate e per caselle di riepilogo si differenziano nell'ultimo passaggio a causa della natura dei campi di controllo:

Caselle di riepilogo

Per le caselle di riepilogo l'utente può scegliere una delle diverse voci dell'elenco, che sono salvate in una tabella database e non possono essere elaborate sulla casella di riepilogo.

La tabella database che contiene le voci di elenco visibili nel formulario, normalmente non è una tabella su cui si basa il formulario. Le caselle di riepilogo di un formulario operano quindi con riferimenti e, più precisamente, i riferimenti relativi alle voci visibili dell'elenco si trovano nella tabella di formulario (tabella valori) e vengono inseriti come tali nella tabella valori, se l'utente sceglie una voce dall'elenco e la salva. Tramite i valori di riferimento le caselle di riepilogo possono visualizzare dati da una tabella collegata a quella dell'attuale formulario (tabella dell'elenco). La Creazione guidata casella di riepilogo consente quindi il collegamento di due tabelle di un database, in modo tale che il campo di controllo possa rappresentare un elenco dettagliato di un campo database contenuto in un'altra tabella, come la tabella alla quale si riferisce il formulario.

Nelle altre tabelle la ricerca del campo richiesto viene eseguita utilizzando i nomi di campo (ControlSource) e i campi vengono quindi compilati di conseguenza. Se il sistema non trova il nome di campo cercato, l'elenco rimane vuoto. Quando i campi dell'elenco contengono colonne collegate, la prima colonna dell'altra tabella verrà utilizzata senza previa visualizzazione di una richiesta.

Se una tabella di articoli contiene, ad esempio, il numero di un fornitore, la casella di riepilogo può utilizzare il collegamento "Numero fornitore" per visualizzare il nome del fornitore dalla tabella dei fornitori. Nella pagina Collegamento campo, la procedura guidata richiede tutte le impostazioni necessarie per questo collegamento.

Caselle combinate

Nel caso di caselle combinate, gli utenti possono selezionare una voce dall'elenco oppure inserire direttamente un testo. Le voci, presentate in un elenco dal quale l'utente può eseguire la propria selezione, possono provenire da qualsiasi tabella di database. Le voci che gli utenti selezionano o inseriscono possono essere salvate solo nel formulario, oppure in un database. Se vengono salvate in un database, le voci saranno aggiunte alla tabella su cui si basa il formulario.

Le caselle combinate possono visualizzare i dati di una tabella qualsiasi, ma in questo caso non deve esistere alcun collegamento diretto tra la tabella del formulario corrente e la tabella i cui valori devono essere visualizzati nella casella combinata (tabella di elenco). Le caselle combinate non funzionano con i riferimenti. Se l'utente digita o sceglie un valore e lo salva, il valore effettivamente visualizzato viene inserito nella tabella del formulario. Poiché non esiste un collegamento tra la tabella del formulario e la tabella dell'elenco , in questo caso non viene visualizzata la pagina Collegamento di campo.

Mentre in presenza di una casella di riepilogo è possibile scegliere dall'elenco le voci disponibili salvate nella tabella dell'elenco, nelle caselle combinate è possibile digitare un testo supplementare che, se necessario, viene scritto e salvato nella tabella database corrente del formulario (tabella valori). Per questa funzione, l'ultima pagina della Creazione guidata casella combinata è Elaborazione dati, che nel caso delle caselle di riepilogo non esiste. Qui è possibile indicare se e dove deve essere salvato il testo digitato nella tabella valori.