Boîte combinée/Zone de liste;assistant
Si vous insérez une boîte combinée ou une zone de liste dans un document, un assistant démarre automatiquement. Il permet de spécifier de manière interactive les informations qui s'affichent.
Vous pouvez utiliser l'icône (Dés)activer les assistants pour empêcher l'assistant de démarrer automatiquement.
Les assistants des boîtes combinées et ceux des zones de liste varient dans les dernières étapes. Cette différence est liée à la nature des champs de contrôle :
Zones de liste
Dans le cas des zones de liste, l'utilisateur peut sélectionner une entrée dans la liste. Ces entrées sont enregistrées dans une table de base de données et ne peuvent pas être modifiées via la zone de liste.
La table de base de données qui contient les entrées de liste affichées dans le formulaire n'est généralement pas la table sur laquelle est basé le formulaire. Les zones de liste d'un formulaire utilisent des références. Ces dernières, qui appartiennent aux entrées de liste affichées, se trouvent dans la table de formulaire (table des valeurs) et sont enregistrées en tant que telles dans la table des valeurs, lorsque l'utilisateur sélectionne une entrée dans la liste et l'enregistre. Les zones de liste peuvent afficher, via les valeurs référentielles, les données d'une table liée à la table de formulaire actuelle. Ainsi, l'assistant Zone de liste permet d'établir un lien entre deux tables d'une base de données, de telle sorte que le contrôle peut afficher une liste détaillée d'un champ de base de données contenu dans une table autre que celle à laquelle se rapporte le formulaire.
Dans les autres tables, le champ requis est recherché à l'aide des noms de champ (ControlSource) et les champs sont complétés en conséquence. Si le nom de champ n'est pas trouvé, la liste reste vide. Lorsque les champs de listes contiennent des colonnes liées, la première colonne de l'autre table est utilisée sans qu'une requête soit affichée au préalable.
Si une table d'articles contient, par exemple, le numéro d'un fournisseur, la zone de liste peut utiliser le lien "Numéro de fournisseur" pour afficher le nom de fournisseur fourni par la table des fournisseurs. Dans la page Liaisons de champs, l'assistant vous invite à renseigner tous les paramètres nécessaires pour ce lien.
Boîtes combinées
Dans le cas de zones combinées, les utilisateurs peuvent sélectionner l'une des entrées de liste ou saisir eux-même du texte. Les entrées, présentées sous forme de liste à partir de laquelle les utilisateurs peuvent effectuer une sélection, peuvent être issues de n'importe quelle table de base de données. Les entrées que les utilisateurs sélectionnent ou saisissent pour enregistrement peuvent être enregistrées soit uniquement dans le formulaire soit dans une base de données. Si elles sont enregistrées dans une base de données, elles sont inscrites dans la table de base de données sur laquelle est basé le formulaire.
Les zones combinées peuvent afficher les données de n'importe quelle table ; pour cela, aucun lien direct ne doit exister entre la table de formulaire active et la table dont les valeurs doivent apparaître dans la zone combinée (table de liste). Les zones combinées n'utilisent pas de références. Lorsque l'utilisateur saisit ou sélectionne une valeur et l'enregistre, la valeur affichée en tant que telle est inscrite dans la table de formulaire. Comme aucun lien n'existe entre la table de formulaire et la table de liste, la page Liaison de champs n'apparaît pas à cet endroit.
Dans le cas d'une zone de liste, vous devez sélectionner les entrées dans la liste. Celles-ci sont alors enregistrées dans la table de liste. Dans le cas d'une boîte combinée, il est possible d'ajouter du texte supplémentaire qui peut être écrit dans la table de base de donnée active du formulaire (table des valeurs) et stockée là si vous le souhaitez. Pour cette fonction, la dernière page de l'assistant Boîte combinée est Traitement de données, alors que dans le cas des zones de liste, cette page n'existe pas. C'est là que vous spécifiez si vous voulez que le texte saisi soit enregistré dans la table des valeurs et, le cas échéant, à quel endroit vous souhaitez l'enregistrer.