Perusasiakirjojen ja osa-asiakirjojen käyttäminen

Perusasiakirjoilla voidaan hallita laajoja asiakirjoja, kuten monia lukuja sisältäviä kirjoja. Perusasiakirjaa voidaan pitää yksittäisten Collabora Office Writer-tiedostojen säilönä. Yksittäisiä tiedostoja nimitetään osa-asiakirjoiksi.

Perusasiakirjan luominen

1. Tee jokin seuraavista:

• Valitse Tiedosto - Uusi - Perusasiakirja.

• Avaa olemassa oleva asiakirja ja valitse Tiedosto - Lähetä - Luo perusasiakirja.

2. Kun luot uuden perusasiakirjan, sen ensimmäisenä merkintänä rakenneselaimessa pitää olla Teksti-merkintä. Kirjoita esittely tai jotain muuta tekstiä. Tällä varmistat, että perusasiakirjan olemassa olevan tyylin muokkaamisen jälkeen muutettu tyyli näkyy tarkasteltaessa osa-asiakirjoja.

3. Perusasiakirjojen rakenneselaimessa (ellei se ole avautunut, paina F5-näppäintä), napsauta ja paina Lisää-kuvaketta ja tee jokin seuraavista:

• To insert an existing file as a subdocument, choose File, locate the file that you want to include, and then click Open.

• Uuden osa-asiakirjan luomiseksi valitse alavalikosta Uusi lomake, kirjoita tiedoston nimi ja napauta sitten Tallenna-painiketta.

• Tekstin lisäämiseksi osa-asiakirjojen väliin valitse Teksti. Kirjoita sitten tekstisi. Uutta tekstiä ei voi lisätä olemassa olevan tekstin jatkoksi rakenneselaimessa.

4. Valitse Tiedosto - Tallenna.

Perusasiakirjan muokkaaminen

Rakenneselainta käytetään perusasiakirjan osa-asiakirjojen järjestelyyn ja muokkaamiseen.

• Osa-asiakirjan avaamiseksi muokkaamista varten kaksoisnapsautetaan sen nimeä rakenneselaimessa.

• Osa-asiakirjan poistamiseksi perusasiakirjasta napsautetaan kakkospainikkeella osa-asiakirjaa rakenneselaimen luettelossa ja valitaan Poista. Osa-asiakirjatiedosto ei häviä, ainoastaan sen merkintä poistuu rakenneselaimesta.

• Tekstin lisäämiseksi perusasiakirjaan napsautetaan kakkospainikkeella kohdetta rakenneselaimen luettelossa ja valitaan Lisää - Teksti. Tekstiosa tulee lisätyksi valitun kohteen edelle perusasiakirjaan ja tähän voidaan kirjoittaa vapaasti. Tekstiä ei voi lisätä olemassa olevan tekstin jatkoksi rakenneselaimessa.

• Osa-asiakirjojen järjestelemiseksi perusasiakirjassa osa-asiakirja vedetään uuteen paikkaan rakenneselaimen luettelossa. Osa-asiakirja voidaan myös valita luettelosta ja napsauttaa Siirrä alemmas tai Siirrä ylemmäs -kuvaketta.

• Hakemiston, kuten sisällysluettelon, lisäämiseksi napsautetaan kakkospainikkeella rakenneselaimen luetteloa ja valitaan sitten Lisää - Hakemisto.

Kunkin osa-asiakirjan aloittaminen omalta sivultaan

1. Varmista, että kaikkien osa-asiakirja alussa on otsikko, jossa käytetään samaa kappaletyyliä, esimerkiksi "Otsikko 1".

2. In the master document, choose View - Styles, and click the Paragraph Styles icon.

3. Napsauta kakkospainikkeella "Otsikko 1" -riviä ja valitse Muuta.

4. Napsauta Tekstin rivitys -välilehteä.

5. Merkitse Vaihdot-alueelta Lisää-valintaruutu ja valitse sitten Tyyppi-ruudusta "Sivu".

6. Jos haluat kunkin osa-asiakirjan alkavan parittomalta sivulta, merkitse Sivutyylin kanssa ja valitse "Oikea sivu" ruudusta.

7. Hyväksy OK:lla.

To Export a Master Document

1. Valitse Tiedosto - Vie.

2. In the Save as type list, select a text document file format and click Save.