Clasificación de documentos
La clasificación y la seguridad de los documentos son un asunto importante para las empresas y los gobiernos.
Se intercambia información entre usuarios y organizaciones que colaboran en pos de una meta empresarial. Cuando hay información confidencial de por medio, se asume que las partes han acordado cuáles son los datos confidenciales y de qué manera estos se deben identificar y manejar. Quienquiera que reciba un recurso depende del proveedor de la información para seguir procedimientos acordados para identificar la confidencialidad de la información.
Collabora Office ofrece medios estandarizados para expresar la confidencialidad de dicha información, los cuales pueden utilizarse entre varias partes si se implantan sistemas interoperativos entre sí. Collabora Office proporciona un conjunto de «campos» normalizados donde contener los datos de confidencialidad. Estos no pretenden definir cuáles deberían ser los contenidos. Este medio representa una mejora respecto de la única alternativa existente por ahora, la cual consiste en que el proveedor utilice un medio arbitrario para expresar la confidencialidad, lo que podría no ser práctico para quien reciba la información.
Aunque este estándar se ha desarrollado con la intención de que pueda aplicarse en cualquier sector de actividades, Collabora Office ha mantenido la nomenclatura y las categorías empleadas en las industrias aeroespacial y de defensa, donde la señalización de la confidencialidad se expresa en normativas de seguridad nacional, control de exportación y propiedad intelectual.
Collabora Office ha adoptado los estándares abiertos creados por TSCP (Transglobal Secure Collaboration Participation, Inc.), los cuales no están ligados a ningún proveedor específico. Dos de ellos destacan en especial:
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Business Authentication Framework (Marco de Autenticación Empresarial, BAF por sus siglas en inglés) define cómo se debe describir la normativa actual (probablemente, un texto jurídico) en un formato legible mecánicamente.
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Business Authorization Identification and Labeling Scheme (Esquema de Identificación y Etiquetado de Autorizaciones Empresariales, BAILS por sus siglas en inglés) define la manera en que debe atribuirse una normativa BAF en un documento. Los conceptos de BAILS son tan genéricos que se pueden aplicar a cualquier formato que admita propiedades personalizadas a nivel de documento.
Categorías de BAF
A continuación se enumeran las categorías BAF que Collabora Office incluye de manera predeterminada.
Únicamente la categoría «Propiedades intelectuales» modificará el aspecto del documento con una marca de agua, campos en la cabecera y el pie de las páginas y una barra de información en la parte superior de la zona del documento. Cada elemento que se inserta en el documento es controlado por un archivo de configuración de clasificación.
Propiedad intelectual
«Propiedad intelectual» es un término genérico para la naturaleza del contenido del documento. Seleccione esta categoría para una clasificación de documentos de uso general.
Seguridad nacional
Permite seleccionar la categoría de este documento con respecto al tipo de normativa de seguridad nacional. La categoría que seleccione se guarda en forma de metadatos BAILS en las propiedades del documento y no se modifica el aspecto de este ni la interfaz de usuario.
Control de exportación
Permite seleccionar la categoría de este documento con respecto al tipo de normativa de control de exportación. La categoría que seleccione se guarda en forma de metadatos BAILS en las propiedades del documento y no se modifica el aspecto de este ni la interfaz de usuario.
Consulte la normativa de seguridad de datos y a los funcionarios de seguridad de la información de su empresa para obtener asistencia sobre la clasificación de documentos.
Niveles predeterminados de clasificación
Collabora Office proporciona los siguientes niveles predefinidos de clasificación de documentos (BAILS), ordenados por nivel creciente de confidencialidad empresarial:
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Otros asuntos: de hacerse pública, la información del documento no producirá ningún efecto en la empresa.
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Asuntos generales: impacto mínimo. De hacerse pública, la información provocará impactos en la empresa, turbaciones o daños leves a la imagen.
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Confidencial: impacto moderado. Cualquier dato que se divulgue puede dañar la marca empresarial, generar cobertura mediática negativa y pérdidas de ingresos.
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Solo para uso interno: daños considerables. Cobertura negativa en medios nacionales, acciones judiciales, multas, daños a la marca a largo plazo…
Personalizar los niveles de clasificación
Collabora Office allows customization of the levels of classification for your business. To customize the number and the name of the levels, copy the file example.xml located in into a local folder and edit the contents.
Utilice como punto de partida el archivo que corresponda con la configuración regional de Collabora Office.
Guarde el archivo y realice las modificaciones adecuadas a la ruta de clasificación anterior para acceder al archivo.
El personal de sistemas puede colocar el archivo de configuración de clasificación en una carpeta de la red para que todos los usuarios puedan acceder a este.
Pegar contenido en documentos con niveles distintos de clasificación
Para evitar violaciones a la normativa de seguridad, no se permite pegar contenidos con niveles de clasificación elevados en documentos con niveles de clasificación inferiores. Collabora Office mostrará una alerta siempre que detecte que el contenido del portapapeles tiene una clasificación de seguridad más elevada que la del documento de destino.