Utilizar la herramienta de subtotales

Calc ofrece la herramienta Subtotales como una alternativa más completa a la función SUBTOTAL. A diferencia de SUBTOTAL, que solo funciona en una única matriz, la herramienta Subtotales puede crear subtotales para hasta tres matrices organizadas en columnas etiquetadas. También agrupa subtotales por categoría y los ordena automáticamente, eliminando así la necesidad de aplicar Autofiltros y filtrar categorías manualmente.

Utilizar la herramienta de subtotales

Para insertar valores de subtotales en una hoja:

1. Seleccione el intervalo de celdas para los subtotales que desea calcular y recuerde incluir las etiquetas de los títulos de columna. También puede pulsar en una sola celda dentro de sus datos para que Calc identifique automáticamente el intervalo.

2. Seleccione Datos ▸ Subtotales para abrir el diálogo Subtotales.

3. En la lista desplegable Agrupar por en la página Primer grupo, seleccione una columna por su etiqueta. Las entradas en el intervalo de celdas del paso 1 se agruparán y ordenarán según los valores coincidentes en esta columna.

4. En el cuadro Calcular subtotales para de la página Primer grupo, seleccione una columna que contenga los valores que se van a subtotalizar. Si posteriormente modifica los valores de esta columna, Calc recalculará automáticamente los subtotales.

5. En el cuadro Usar función de la página Primer grupo, seleccione una función para calcular los subtotales de la columna seleccionada en el paso 4.

6. Repita los pasos 4 y 5 para crear subtotales para otras columnas en la página Primer grupo.

7. Puede crear dos categorías de subtotal adicionales utilizando las páginas Segundo grupo y Tercer grupo y repitiendo los pasos 3 a 6. Si no desea añadir más grupos, deje el valor «- ninguno -» en la lista Agrupar por de cada página.

8. Pulse en Aceptar. Calc sumará las filas de subtotal y total general al intervalo de celdas.

Esquema de subtotales

Cuando utiliza la herramienta Subtotales, Calc inserta un esquema a la izquierda de la columna de números de fila. Este esquema representa la estructura jerárquica de sus subtotales y puede utilizarse para ocultar o mostrar datos a varios niveles de la jerarquía, a través de los indicadores de columna numerados que se encuentran en la parte superior del esquema, o bien, mediante los indicadores de grupo, representados por los signos de suma (+) y de resta (−).

Esta funcionalidad resulta útil cuando se manejan cantidades grandes de subtotales, ya que le permite ocultar los detalles de bajo nivel y crear una síntesis general de sus datos.

Para desactivar los esquemas, accione Datos ▸ Grupo y esquema ▸ Quitar esquema. Para restituirlos, vaya a Datos ▸ Grupo y esquema ▸ Esquema automático.