Ταξινόμηση εγγράφων

Η ταξινόμηση και η ασφάλεια των εγγράφων είναι ένα σημαντικό ζήτημα για τις επιχειρήσεις και τις κυβερνήσεις.

Ανταλλάσσονται πληροφορίες μεταξύ χρηστών και οργανισμών που συνεργάζονται για την επίτευξη επιχειρηματικού στόχου. Όπου πρόκειται για ευαίσθητες πληροφορίες, θεωρείται ότι τα μέρη θα έχουν συμφωνήσει ποιες πληροφορίες είναι ευαίσθητες και πώς αυτές οι πληροφορίες θα εντοπιστούν και θα διαχειριστούν. Οποιοσδήποτε παραλήπτης ενός πόρου θα βασιστεί στον πάροχο των πληροφοριών για να ακολουθήσει τις συμφωνημένες διαδικασίες για τον εντοπισμό της ευαισθησίας των πληροφοριών.

Το Collabora Office παρέχει τυποποιημένα μέσα για να εκφράζονται τέτοιες ευαίσθητες πληροφορίες και μπορούν να χρησιμοποιηθούν μεταξύ μερών, εάν πρόκειται να εφαρμοστούν διαλειτουργικά συστήματα. Παρέχει ένα σύνολο τυπικών "πεδίων" που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διατήρηση ευαίσθητων πληροφοριών. Δεν επιχειρεί να καθορίσει ποιο θα πρέπει να είναι το περιεχόμενο αυτών των "πεδίων". Αυτή η προσέγγιση είναι μια βελτίωση στη μόνη εναλλακτική λύση που υπάρχει αυτή τη στιγμή, η οποία είναι για τον πάροχο να χρησιμοποιεί ένα αυθαίρετο μέσο για να εκφράσει ευαισθησία που μπορεί να μην είναι χρήσιμο για έναν παραλήπτη.

Ενώ αυτό το πρότυπο έχει αναπτυχθεί με την πρόθεση ότι θα μπορούσε να εφαρμοστεί σε κάθε τομέα δραστηριότητας, το Collabora Office διατήρησε την ονοματολογία και τις κατηγορίες της αεροδιαστημικής και αμυντικής βιομηχανίας, όπου η ευαισθησία σηματοδοτεί αποτελέσματα από την εθνική ασφάλεια, τον έλεγχο των εξαγωγών και τις πολιτικές πνευματικής ιδιοκτησίας.

Το Collabora Office εφάρμοσε τα ανοικτά πρότυπα που παράγονται από TSCP (Transglobal Secure Cooperation Participation, Inc.) ανεξάρτητα από συγκεκριμένο προμηθευτή. Δύο από αυτά έχουν ενδιαφέρον:

• Το Business Authentication Framework ( BAF ) (Πλαίσιο ταυτοποίησης Επιχειρήσεων) καθορίζει τον τρόπο περιγραφής της υπάρχουσας πολιτικής (που πιθανότατα αποτελεί νομικό κείμενο) σε μηχαναγνώσιμη μορφή.

• Το Σχήμα αναγνώρισης και επισήμανσης εξουσιοδότησης επιχείρησεων (Business Authorization Identification and Labeling Scheme) (BAILS) καθορίζει τον τρόπο αναφοράς σε μια τέτοια πολιτική BAF σε ένα έγγραφο. Οι έννοιες στο BAILS είναι τόσο γενικές που μπορούν να εφαρμοστούν σε οποιαδήποτε μορφή που υποστηρίζει ιδιότητες καθορισμένες από χρήστη σε επίπεδο εγγράφου.

Κατηγορίες BAF

Οι προεπιλεγμένες κατηγορίες BAF για το Collabora Office παρατίθενται παρακάτω.

Πνευματική ιδιοκτησία

Πνευματική ιδιοκτησία είναι ένας γενικός όρος για τη φύση του περιεχομένου του εγγράφου. Επιλέξτε αυτήν την κατηγορία για ταξινόμηση εγγράφων γενικού σκοπού.

Εθνική ασφάλεια

Επιλέγει την κατηγορία αυτού του εγγράφου για τον τύπο πολιτικής εθνικής ασφάλειας. Η επιλεγμένη κατηγορία αποθηκεύεται μαζί με το έγγραφο ως μεταδεδομένα BAILS στις ιδιότητες του αρχείου και δεν πραγματοποιούνται τροποποιήσεις στη διάταξη του εγγράφου ή στη διεπαφή χρήστη.

Έλεγχος εξαγωγής

Επιλέγει την κατηγορία αυτού του εγγράφου για τον τύπο πολιτικής ελέγχου εξαγωγής. Η επιλεγμένη κατηγορία αποθηκεύεται μαζί με το έγγραφο ως μεταδεδομένα BAILS στις ιδιότητες του αρχείου και δεν πραγματοποιούνται τροποποιήσεις στη διάταξη του εγγράφου ή στη διεπαφή χρήστη.

Προεπιλεγμένα επίπεδα ταξινόμησης

Το Collabora Office παρέχει προεπιλεγμένα επίπεδα ταξινόμησης εγγράφων (BAILS) που εμφανίζονται παρακάτω, ταξινομημένα κατά αυξανόμενο επίπεδο επιχειρηματικής ευαισθησίας:

• Μη Επιχειρηματική: Οι πληροφορίες στο έγγραφο δεν έχουν καμία επίδραση στις επιχειρήσεις, εάν δημοσιοποιηθούν.

• Γενικά Επιχειρηματικά: Μικρός αντίκτυπος. Οι πληροφορίες έχουν αντίκτυπο στις επιχειρήσεις, μπορούν να προκαλέσουν αμηχανία, μικρή ζημιά στην εικόνα της εταιρίας, εάν δημοσιοποιηθούν.

• Εμπιστευτική: Μέτρια επίπτωση. Οι πληροφορίες που αποκαλύπτονται μπορεί να βλάψουν το εμπορικό σήμα της επιχείρησης, να δημιουργήσουν αρνητική κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης και απώλεια εσόδων.

• Μόνο εσωτερική χρήση: Μεγάλη ζημιά. Αρνητικά εθνικά μέσα, αγωγές, πρόστιμα, μακροπρόθεσμες ζημίες για το εμπορικό σήμα.

Προσαρμογή επιπέδων ταξινόμησης.

Το Collabora Office επιτρέπει την προσαρμογή των επιπέδων ταξινόμησης για την επιχείρησή σας. Για να προσαρμόσετε τον αριθμό και το όνομα των επιπέδων, αντιγράψτε το αρχείο example.xml που βρίσκεται στο - Collabora Office - Διαδρομές - Ταξινόμηση σε τοπικό φάκελο και επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα.

Αποθηκεύστε το αρχείο και κάντε τις κατάλληλες αλλαγές στη διαδρομή ταξινόμησης παραπάνω για πρόσβαση στο αρχείο.

Επικόλληση περιεχομένου σε έγγραφα με διαφορετικά επίπεδα ταξινόμησης.

Για την αποφυγή παραβίασης της πολιτικής ασφαλείας, δεν επιτρέπονται περιεχόμενα με υψηλό επίπεδο ταξινόμησης επικολλημένα σε έγγραφα με χαμηλότερο επίπεδο ταξινόμησης. Το Collabora Office θα εμφανίσει ένα προειδοποιητικό μήνυμα όπου εντοπίσει ότι τα περιεχόμενα του πρόχειρου έχουν υψηλότερη ταξινόμηση ασφαλείας από το έγγραφο προορισμού.