Dokumentvorlagen verwalten

Der Dialog „Dokumentvorlagen verwalten“ erleichtert die Verwaltung von Dokumentvorlagen und erlaubt Ihnen, neue Dokumente aus Dokumentvorlagen zu erstellen.

Vorlagen sparen Bearbeitungszeit beim Start mit neuen Dokumenten mit vorausgefüllten Inhalten und Formatierungen. Die Vorlagenverwaltung ermöglichte es Ihnen, auf Vorlagen zuzugreifen und diese in Collabora Office zu organisieren.

Mit Collabora Office wird ein Satz von Vorlagen ausgeliefert, welche Sie verwenden können, um Textdokumente, Präsentationen, Tabellendokumente oder Zeichnungen zu erstellen. Sie können die in der Vorlagenverwaltung vorhandenen Vorlagen verwenden, Ihre eigenen Vorlagen erstellen oder online nach weiteren Vorlagen suchen.

Hauptfenster – Vorlagenauswahl

Die Vorschau der verfügbaren Vorlagen im Hauptfenster basiert auf der Vorgabe Ihrer Suche und Filterwahl. Doppelklicken Sie auf eine Vorlage, um ein neues Dokument mit den Inhalten und Formatierungen der Vorlage zu erstellen.

Wählen Sie unten links Miniaturansicht oder Listenansicht, um die Anzeige der Vorlagen zu ändern.

Suchen

Sie können nach einer Dokumentvorlage suchen, indem Sie Text in das Suchfeld oben links eingeben. Das Hauptfenster zeigt die gefundenen Dokumentvorlagen.

Filter

Sie können filtern nach: Alle Anwendungen, Textdokumente, Tabellendokumente, Präsentationen oder Zeichnungen, indem Sie eine Option aus der Dropdown-Liste oben in der Mitte auswählen. Das Hauptfenster zeigt die gefilterten Dokumentvorlagen an.

Kategorien

Kategorien sind Ordner, in denen Sie Ihre Dokumentvorlagen ablegen. Alle Dokumentvorlagen werden in einer Kategorie abgelegt und können nur in einer Kategorie abgelegt werden. Sie können aus den Standardkategorien wählen: Alle Kategorien, Meine Dokumentvorlagen, Geschäftliche Korrespondenz, MediaWiki, Andere Geschäftliche Dokumente, Persönliche Korrespondenz und Dokumente, Präsentationen oder Formatvorlagen. Sie können auch neue Kategorien für Ihren persönlichen Gebrauch erstellen. Drücken Sie oben rechts im Fenster Dokumentvorlagen auf Verwalten und wählen Sie dann Neue Kategorie, um eine neue Kategorie zu erstellen.

Es ist möglich, benutzerdefinierte Dokumentvorlagen zu verschieben und integrierte Dokumentvorlagen in eine andere Kategorie zu kopieren. Verwenden Sie die Option Verschieben, die Sie finden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine einzelne Dokumentvorlage klicken.

Verwalten

Klicken Sie oben rechts auf Verwalten, um das Menü „Verwalten“ zu öffnen. Die Optionen sind: Neue Kategorie, Importieren… und Erweiterungen… Wenn eine Vorlage als Standard festgelegt ist, erscheint die Option Auf Standard zurücksetzen. Wenn eine benutzerdefinierte Kategorie ausgewählt ist, werden auch Kategorie umbenennen und Kategorie löschen angezeigt.

Neue Kategorie

Um eine neue Kategorie zum Einordnen von Dokumentvorlage zu erstellen, wählen Sie diese Option.

Standard zurücksetzen

Diese Option erscheint nur, wenn Sie eine bestimmte Dokumentvorlage als Standard festgelegt haben. Verwenden Sie diesen Befehl, um diese Einstellung zu entfernen. Verwenden Sie Filter, um die Anwendung festzulegen, deren Dokumentvorlage zurückgesetzt wird. Wählen Sie Alle Anwendungen im Filter aus, um die Dokumentvorlagen für alle Anwendungen auf deren Standard zurückzusetzen.

Importieren

Um eine oder mehrere Dokumentvorlagen in die Dokumentvorlagen-Verwaltung zu importieren, wählen Sie Importieren…, die Kategorie der Dokumentvorlage im Dialog Kategorie auswählen und dann die zu importierenden Dateien aus.

Erweiterungen

Um online nach weiteren Dokumentvorlagen zu suchen, wählen Sie »Erweiterungen…«, um ein Suchfenster zu öffnen. Sie können auch unter https://extensions.libreoffice.org nach Dokumentvorlagen suchen.

Aktionen mit individuellen Dokumentvorlagen

Öffnen

Um ein neues Dokument auf Grundlage einer Dokumentvorlage zu öffnen, klicken Sie doppelt im Hauptfenster auf diese oder wählen Sie diese aus, klicken Sie mit rechts auf die Vorlage und wählen dann im Kontextmenü Öffnen.

Sie können auch die Schaltfläche Öffnen unten rechts verwenden, um ein neues Dokument mit der ausgewählten Dokumentvorlage zu öffnen.

Bearbeiten

Wählen Sie im Hauptfenster eine Dokumentvorlage aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann »Bearbeiten«, um die Dokumentvorlage zu bearbeiten. Bei integrierten Dokumentvorlagen ist es möglich, eine Kopie zu bearbeiten.

Als Standard setzen

Wählen Sie im Hauptfenster eine Dokumentvorlage aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann »Als Standard festlegen«, um die Dokumentvorlage als Standardvorlage festzulegen. Dadurch erscheint neben der ausgewählten Dokumentvorlage ein grünes Häkchen und die Dokumentvorlage wird automatisch geladen, wenn ein neues Dokument mit der passenden Anwendung erstellt wird.

Umbenennen

Um eine Dokumentvorlage umzubenennen, wählen Sie diese aus, klicken mit rechts auf die Vorlage und wählen dann im Kontextmenü Umbenennen. Dies öffnet einen Dialog, wo ein neuer Name für die Dokumentvorlage festgelegt werden kann. Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie dann auf OK oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Umbenennung abzubrechen.

Löschen

Wählen Sie im Hauptfenster eine oder mehrere zu löschende Dokumentvorlagen aus und drücken Sie Entf oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann Löschen, um die ausgewählte(n) Vorlage(n) zu löschen. Ein Dialog wird angezeigt, in dem Sie um Bestätigung gebeten werden. Wählen Sie Ja zum Löschen oder Nein zum Abbrechen.

Verschieben

Um Dokumentvorlagen in eine andere Kategorie zu verschieben, wählen Sie eine Dokumentvorlage aus oder verwenden Sie den , um zusätzliche Dokumentvorlagen auszuwählen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie Verschieben, um den Dialog Kategorie auswählen zu öffnen, in dem Sie die Zielkategorie oder eine neue Kategorie auswählen und die Dokumentvorlage dorthin verschieben können. Integrierte Dokumentvorlagen können nicht verschoben werden, es können jedoch Kopien in anderen Kategorien erstellt werden.

Exportieren

Wählen Sie eine Dokumentvorlage im Hauptfenster oder verwenden Sie den , um zusätzliche Dokumentvorlagen auszuwählen, und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie »Exportieren«, um Ihre Auswahl in einen Ordner auf Ihrem Computer zu exportieren.

Beispiele

Beispiel 1 – Erstellung eines Geschäftsbriefes

1. Öffnen Sie Collabora Office Writer

2. Drücken Sie [Umschalt++N] oder wählen Sie Datei – Neu – Vorlagen…, um die Vorlagenverwaltung zu öffnen.

3. Geben Sie "business letter" in das Suchfeld ein

4. Wählen Sie eine der Dokumentvorlagen aus dem Hauptfenster per Doppelklick aus oder markieren Sie sie und drücken Sie [Eingabetaste].

5. Es wird ein neues Dokument auf Grundlage dieser Dokumentvorlage in einer neuen Instanz von Collabora Office Writer erstellt

6. Ändern Sie den Text und das Logo wie benötigt

Beispiels 2 – Vorlage importieren – Persönliche Budgettabelle

1. Öffnen Sie Collabora Office Calc

2. Drücken Sie [Umschalt++N] oder wählen Sie Datei – Neu – Vorlagen…, um die Vorlagenverwaltung zu öffnen.

3. Klicken Sie auf Verwalten und wählen Sie »Erweiterungen…«, um nach Online-Dokumentvorlagen zu suchen.

4. Suchen Sie nach der Vorlage Personal Budget und laden Sie diese herunter

5. Öffnen Sie die Vorlagenverwaltung und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren

6. Wählen Sie eine Kategorie aus, in der die neue Dokumentvorlage gespeichert werden soll, beispielsweise Meine Dokumentvorlagen, und drücken Sie OK.

7. Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie die Dokumentvorlage heruntergeladen haben, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Öffnen

8. Die Vorlage ist nun in der Kategorie, die Sie ausgewählt haben, verfügbar.

Beispiel 3 – Collabora Office Impress – Präsentationsvorlage

1. Öffnen Sie Collabora Office Impress

2. Die Vorlagenverwaltung öffnet sich automatisch, wenn Sie Collabora Office Impress öffnen

3. Wählen Sie eine Vorlage für Ihre Präsentation, filtern Sie die Auswahl ggf. nach Kategorien oder suchen Sie nach einer Vorlage

4. Sie können auch das Kontextmenü verwenden, eine Dokumentvorlage importieren oder online nach einer Dokumentvorlage suchen.

5. Einige Funktionen in der Dokumentvorlagen-Verwaltung sind beim ersten automatischen Öffnen nicht verfügbar. Nach dem Start von Collabora Office Impress können Sie die Dokumentvorlagen-Verwaltung erneut ausführen, um auf alle Funktionen zuzugreifen.