Kombinations-/Listenfeld-Assistent
Wenn Sie in einem Dokument ein Kombinationsfeld oder ein Listenfeld einfügen, startet automatisch ein Assistent. In diesem Assistenten legen Sie interaktiv fest, welche Informationen angezeigt werden.
Sie können das automatische Starten des Assistenten mit dem Symbol Assistenten ein/aus unterbinden.
Die Assistenten für Kombinations- und Listenfelder unterscheiden sich im letzten Schritt voneinander. Das liegt in der Natur dieser Steuerelemente:
Listenfelder
Bei Listenfeldern kann der Anwender aus verschieden Einträgen einen aus der Liste auswählen. Diese Einträge sind in einer Datenbanktabelle gespeichert und lassen sich über das Listenfeld nicht bearbeiten.
Die Datenbanktabelle, die die im Formular sichtbaren Listeneinträge enthält, ist normalerweise nicht die Tabelle, auf der das Formular basiert. Listenfelder eines Formulars arbeiten daher mit Referenzen, das heißt zu den sichtbaren Listeneinträgen zugehörige Referenzen befinden sich in der Formulartabelle (Wertetabelle) und werden auch als solche in die Wertetabelle eingetragen, wenn der Anwender einen Eintrag aus der Liste auswählt und ihn abspeichert. Über Referenzwerte können Listenfelder Daten aus einer mit der aktuellen Formulartabelle verknüpften Tabelle anzeigen (Listentabelle). Daher ermöglicht der Listenfeld-Assistent das Verknüpfen zweier Tabellen einer Datenbank, sodass das Steuerelement eine Detailliste eines Datenbankfeldes darstellen kann, welches in einer anderen Tabelle enthalten ist als der Tabelle, auf der sich das Formular bezieht.
In den anderen Tabellen wird das erforderliche Feld über den Feldnamen (ControlSource) gesucht, und die Felder werden dann entsprechend vervollständigt. Kann der Feldname nicht gefunden werden, dann bleibt die Liste leer. Bei Listenfeldern mit gebundenen Spalten wird die erste Spalte der anderen Tabelle verwendet, ohne dass eine Rückfrage erfolgt.
Enthält eine Artikelliste beispielsweise die Nummer eines Lieferanten, so kann das Listenfeld über die Verknüpfung mit "Lieferantennummer" den Namen des Lieferanten aus der Lieferantentabelle anzeigen. Auf der Seite Feldverknüpfung des Assistenten werden Sie zur Eingabe der für diese Verknüpfung erforderlichen Einstellungen aufgefordert.
Kombinationsfelder
Kombinationsfelder bieten den Benutzern die Möglichkeit, entweder einen der vorgegebenen Listeneinträge auszuwählen oder selbst Text einzugeben. Die Einträge, die dem Benutzer in Form einer Liste zur Auswahl angeboten werden, können aus einer beliebigen Datenbanktabelle stammen. Die von den Benutzern eingegebenen oder ausgewählten Einträge lassen sich entweder nur im Formular oder in einer Datenbank speichern. Beim Speichern in einer Datenbank werden sie in die Datenbanktabelle geschrieben, auf der das Formular beruht.
Kombinationsfelder können die Daten einer beliebigen Tabelle anzeigen. Dabei muss es keine direkte Verbindung zwischen der aktuellen Formulartabelle und der Tabelle geben, deren Werte im Kombinationsfeld angezeigt werden sollen (Listentabelle). Kombinationsfelder arbeiten nicht mit Referenzen. Wenn der Anwender einen Wert eingibt oder auswählt und diesen abspeichert, wird der tatsächlich angezeigte Wert in die Formulartabelle eingetragen. Da es zwischen Formular- und Listentabelle keine Verknüpfung gibt, erscheint die Seite Feldverknüpfung nicht.
Während Sie bei einem Listenfeld vorhandene Einträge aus der Liste auswählen können, die in der Listentabelle gespeichert sind, können Sie in Kombinationsfeldern zusätzlich Text eingeben, der auf Wunsch in die aktuelle Datenbanktabelle des Formulars (Wertetabelle) geschrieben und dort gespeichert wird. Für diese Funktion lautet die letzte Seite im Kombinationsfeld-Assistent Datenverarbeitung. Diese Seite gibt es bei Listenfeldern nicht. Dort können Sie angeben, ob und wo eingegebener Text in der Wertetabelle gespeichert werden soll.