Berichtdesigner

Der Berichtdesigner ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre eigenen Datenbankberichte erstellen können. Im Unterschied zum Berichtsassistenten können Sie mithilfe des Berichtdesigners den Bericht den eigenen Wünschen entsprechend entwerfen. Der erzeugte Bericht ist ein Writer-Dokument, welches Sie ebenfalls bearbeiten können.

So installieren Sie die JRE

Der Berichtdesigner erfordert eine installierte „Java-Laufzeitumgebung (JRE)“.

1. Wählen Sie – Collabora Office – Erweitert.

2. Warten Sie etwa bis zu einer Minute, während Collabora Office die Informationen über die installierte Java-Software auf Ihrem System einsammelt.

   Wenn auf Ihrem System eine aktuelle JRE-Version gefunden wird, sehen Sie einen Eintrag in der Liste.

3. Aktivieren Sie das Optionsfeld vor dem Eintrag, um diese JRE-Version für die Nutzung in Collabora Office auszuwählen.

4. Stellen Sie sicher, dass Eine Java-Laufzeitumgebung (Java runtime environment) verwenden aktiviert ist.

Wenn auf Ihrem System keine JRE-Version gefunden wird, öffnen Sie Ihren Webbrowser und laden Sie die JRE-Software von http://www.java.com herunter. Installieren Sie die JRE-Software. Starten Sie dann Collabora Office neu und öffnen Sie erneut – Collabora Office – Erweitert.

Um den Berichtdesigner zu öffnen

1. Öffnen Sie eine Base-Datei oder erstellen Sie eine neue Datenbank. Die Datenbank muss mindestens eine Tabelle mit mindestens einem Datenfeld und einem Primärschlüsselfeld enthalten.

2. Klicken Sie im Base-Fenster auf das Symbol »Berichte – Bericht in der Entwurfsansicht erstellen…«.

   Das Fenster Berichtdesigner wird geöffnet.

Der Berichtdesigner ist in drei Teile gegliedert. Oben sehen Sie das Menü, darunter die Symbolleisten.

Rechts sehen Sie den Bereich „Eigenschaften“ mit den Werten der Eigenschaften des aktuell ausgewählten Objekts.

Der linke Teil des Fensters Bericht-Designer zeigt die Berichtsentwurfsansicht. Die Berichtsentwurfsansicht ist anfänglich in drei Abschnitte gegliedert. Von oben nach unten:

1. Seitenkopf – Ziehen Sie Steuerelemente mit festem Text in den Seitenkopfbereich

2. Detail – Ziehen Sie Datenbankfelder in den Detailbereich und legen Sie sie dort ab

3. Seitenfuß – Ziehen Sie Steuerelemente mit festem Text in den Seitenfußbereich

Um einen zusätzlichen Berichtskopf und Berichtsfuß einzufügen, wählen Sie Bearbeiten – Berichtskopf/-fuß einfügen. Diese Bereiche enthalten Text, der am Anfang und am Ende des gesamten Berichts erscheint.

Klicken Sie auf das Symbol „–“ vor einem Bereichsnamen, um diesen Bereich im Berichtdesigner auf eine Zeile zu reduzieren. Das Symbol "–" ändert sich in ein "+" und Sie können darauf klicken, um den Bereich wieder zu erweitern.

Datenbankfelder fügen Sie per Ziehen-und-ablegen in den Detailbereich ein. Siehe Abschnitt „Einfügen von Feldern in den Bericht“ weiter unten.

Außerdem können Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Beschriftungsfeld“ oder „Textfeld“ klicken und dann ein Rechteck in den Bereich „Seitenkopf“ oder „Seitenfuß“ ziehen, um einen Text festzulegen, der auf allen Seiten gleich ist. Den Text geben Sie im Feld „Beschriftung“ des entsprechenden Fensters Eigenschaften ein. Sie können auch Grafiken hinzufügen, indem Sie das Symbol »Grafik« verwenden.

Zum Verbinden des Berichts mit einer Datenbanktabelle

1. Bewegen Sie die Maus auf die Ansicht Eigenschaften. Sie sehen zwei Register: „Allgemein“ und „Daten“.

2. Klicken Sie im Register „Daten“ auf „Inhalt“, um das Kombinationsfeld zu öffnen.

3. Wählen Sie die Tabelle aus, für die Sie den Bericht erstellen möchten.

4. Nachdem Sie die Tabelle ausgewählt haben, drücken Sie die Tabulatortaste, um das Inhaltsfeld zu verlassen.

Das Fenster Felder zum Bericht hinzufügen öffnet sich automatisch und zeigt alle Felder der ausgewählten Tabelle an.

Nach dem Einfügen von Feldern in der Detailansicht ist der Report zur Ausführung bereit.

Um einen Bericht auszuführen

Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol »Bericht ausführen«.

Ein Writer-Dokument öffnet sich und zeigt den von Ihnen erstellten Bericht, der alle Werte der von Ihnen eingefügten Datenbanktabelle enthält.

Wenn sich der Datenbankinhalt geändert hat, führen Sie den Bericht erneut aus, um den Ergebnisbericht zu aktualisieren.

So bearbeiten Sie einen Bericht

Entscheiden Sie zunächst, ob Sie den generierten Bericht bearbeiten möchten, der ein statisches Writer-Dokument ist, oder ob Sie die Berichtserstellungsansicht bearbeiten und dann einen neuen Bericht basierend auf dem geänderten Design erstellen möchten.

Das Writer-Dokument wird schreibgeschützt geöffnet. Um das Writer-Dokument zu bearbeiten, klicken Sie in der Informationsleiste auf Dokument bearbeiten oder wählen Sie Bearbeiten – Bearbeitungsmodus.

Wenn Sie die Ansicht Berichtdesigner bearbeiten möchten, können Sie einige ihrer Eigenschaften ändern.

Klicken Sie in den Detailbereich. Ändern Sie dann im Fenster Eigenschaften einige Eigenschaften, beispielsweise die Hintergrundfarbe.

Klicken Sie nach Abschluss auf das Symbol „Bericht ausführen“, um einen neuen Bericht zu erstellen.

Wenn Sie den Berichtdesigner schließen, werden Sie gefragt, ob der Bericht gespeichert werden soll. Klicken Sie auf »Ja«, geben Sie dem Bericht einen Namen und klicken Sie auf »OK«.

Bericht sortieren

Ohne Sortierung oder Gruppierung werden die Datensätze in der Reihenfolge in den Bericht eingefügt, in der sie aus der Datenbank abgerufen werden.

1. Öffnen Sie die Ansicht Berichtdesigner und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Sortieren und Gruppieren. Sie sehen den Dialog Sortieren und Gruppieren.

2. Klicken Sie im Feld „Gruppen“ auf das Feld, das Sie als erstes Sortierfeld verwenden möchten, und legen Sie die Sortiereigenschaft fest.

3. Führen Sie den Bericht aus.

Gruppierung

1. Öffnen Sie die Ansicht Berichtdesigner und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Sortieren und Gruppieren“. Sie sehen den Dialog Sortieren und Gruppieren.

2. Öffnen Sie im Feld „Gruppen“ das Listenfeld „Gruppenkopfzeile“ und wählen Sie aus, dass eine Gruppenkopfzeile angezeigt werden soll.

3. Klicken Sie auf das Symbol »Feld hinzufügen«, um das Fenster „Feld hinzufügen“ zu öffnen.

4. Ziehen Sie den Feldeintrag, den Sie gruppieren möchten, per Ziehen-und-Ablegen in den Gruppenkopfbereich. Ziehen Sie dann die verbleibenden Felder per Ziehen-und-Ablegen in den Detailbereich.

5. Führen Sie den Bericht aus. Der Bericht zeigt die gruppierten Datensätze.

Wenn Sie sortieren und gruppieren möchten, öffnen Sie die Ansicht Berichtdesigner und dann den Dialog „Sortieren und Gruppieren“. Wählen Sie diese Option aus, um eine Gruppenkopfzeile für die Felder anzuzeigen, die Sie gruppieren möchten, und, um die Gruppenkopfzeile für die Felder auszublenden, die Sie sortieren möchten. Schließen Sie das Fenster „Sortieren und Gruppieren“ und führen Sie den Bericht aus.

Aktualisieren und Drucken Ihrer Daten

Wenn Sie neue Daten einfügen oder Daten in der Tabelle bearbeiten, zeigt ein neuer Bericht die aktualisierten Daten.

Klicken Sie auf das Symbol „Berichte“ und doppelklicken Sie auf Ihren zuletzt gespeicherten Bericht. Es wird ein neues Writer-Dokument erstellt, das die neuen Daten anzeigt.

Um einen Bericht zu drucken, wählen Sie im Writer-Dokument Datei – Drucken…