Åbne og gemme filer på eksterne servere

Brugervejledning til Ekstern filservice

Collabora Office kan åbne og gemme filer, som er lagret på eksterne servere. Når filer ligger på eksterne servere, kan man arbejde på dokumenterne på forskellige computere. For eksempel kan du arbejde på et dokument på kontoret om dagen og redigere ændringer i sidste øjeblik derhjemme. Når man gemmer filer på eksterne servere, har man også en back up af filerne, så de sikres mod fejl på computeren. Nogle servere er også i stand til at tjekke filer ind og ud, så man kan sikre sig mod at to personer arbejder på den samme fil samtidig.

Collabora Office understøtter mange dokumentservere som bruger almindelige netværksprotokoller som FTP, WebDAV, Windows share og SSH. Programmet understøtter også populære services som Google Drev og kommercielle og open source-servere som implementerer OASIS CMIS-standarden.

For at arbejde med en ekstern filservice, skal du først opsætte en ekstern filforbindelse.

Åbne en fil fra en ekstern filservice

1. Gør et af følgende:

• Vælg Filer > Åbn ekstern fili et hvilket som helst Collabora Office-modul

• Klik på Eksterne filer-knappen i Startdialogen

Eksterne filer-dialogboksen kommer frem.

2. Vælg filen og klik Åbn eller tast Retur-tasten.

Dialogen Eksterne filer som viser sig har mange dele. Den øverste rulleliste indeholder oversigten over eksterne servere du tidligere har defineret. Linjen nedenunder rullelisten viser stien til at tilgå folderen. Til venstre vises folderstrukturen på serveren. Hovedvinduet viser filerne i den eksterne folder.

Tjek filer ud og ind

Handlingerne Tjek ud og tjek ind kontrollerer opdateringer af dokumenter og forhindrer uønskede overskrivninger på en ekstern CMIS-service.

Tjekker du et dokument ud, låser du det, og forhindrer at andre brugere laver ændringer i det. Kun en enkelt bruger kan have et bestemt dokument tjekket ud på et givet tidspunkt. Når du tjekker dokumentet ind igen, eller annullerer tjek ud, frigiver du dokumentet igen.

Når en fil fra en CMIS-service er åben, viser Collabora Office en Tjek ud-knap i beskedområdet i toppen af vinduet. Klik på Tjek ud-knappen for at låse filen på serveren for at forhindre redigering fra en anden bruger. Du kan også vælge Filer - Tjek ud.

Collabora Office opretter en arbejdskopi af filen på serveren (og indsætter teksten (Working Copy) i filnavnet), når en fil tjekkes ud. Alle rettelser sker i arbejdskopien, og når du gemmer er det også arbejdskopien du gemmer. Du kan gemme din fil lige så mange gange du vil. Når du er færdig, tjekker du filen ind.

Du tjekker filen ind ved at vælge Filer - Tjek ind. Der åbnes en dialogboks, hvor du kan skrive en kommentar om den seneste ændring. Disse kommentarer gemmes på CMIS-serveren af hensyn til versionskontrol. Arbejdskopien erstatter den eksisterende fil og versionsnummeret opdateres.

Du annullerer et Tjek-ud ved at vælge Filer ▸ Annullér tjek ud. En advarsel vil fortælle dig, at den seneste ændring vil blive ignoreret. Hvis du bekræfter, sker der ingen versionsopdatering.

For at gemme en fil på en ekstern fil-server

1. Gør et af følgende

• Hvis filen blev åbnet fra en CMIS-server, skal du vælge Filer - Gem, klikke på Gem knappen eller trykke Ctrl + S.

• Hvis filen ikke er gemt på en CMIS server, vælger du Filer - Gem på ekstern server eller lang-klikker på Gem-ikonet og vælger Gem ekstern fil

Dialogen Eksterne filer vises. Vælg den eksterne filserver.

2. Vælg det ønskede format i Filter listboksen

3. Indtast et navn i feltet Filnavn og klik på Gem.

4. Hvis du ikke vil arbejde længere med filen, så tjek den ind ved at gå til Filer - Tjek ind.

Filernes egenskaber er gemt på CMIS servere

Filer gemt på CMIS-serveren har egenskaber og metadata ikke tilgængelige i et lokalt lager. Disse metadata er vigtige for styring og fejlfinding af CMIS-forbindelse og serverimplementering. Alle viste parametre er skrivebeskyttet.

Vælg Filer ▸ Egenskaber, fanebladet CMIS.